Persyaratan ISO 45001 dan Contoh Bukti Dokumentasi

Persyaratan ISO 45001:2018 dan Bukti Dokumentasi – ISO 45001:2018 adalah standar internasional untuk Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) yang bertujuan menciptakan lingkungan kerja yang aman dan sehat bagi pekerja serta pihak terkait. Standar ini dirancang untuk mencegah kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja melalui pendekatan sistematis, berbasis risiko, serta keterlibatan aktif manajemen dan pekerja. ISO 45001 diterbitkan secara resmi pada 12 Maret 2018 oleh International Organization for Standardization (ISO) menggantikan OHSAS 18001.

Artikel ini membahas persyaratan ISO 45001:2018 berdasarkan klausul 4 hingga 10, lengkap dengan contoh bukti dokumentasi yang biasanya diminta saat audit atau evaluasi SMK3, namun bukti dokumentasi ini hanya berupa contoh yang memungkinkan  perbedaan dan digantikan oleh dokumen lain yang disesuaikan dengan bisnis proses perusahaan.

Klausul 1–3: Pendahuluan, Ruang Lingkup, Acuan Normatif, dan Istilah

Klausul ini bersifat informatif dan mendasari pemahaman terhadap seluruh isi standar:

• Klausul 1 – Ruang Lingkup: Menjelaskan tujuan penerapan ISO 45001:2018 untuk mencegah kecelakaan dan penyakit akibat kerja.
• Klausul 2 – Acuan Normatif: Merujuk pada dokumen standar pendukung (jika ada).
• Klausul 3 – Istilah dan Definisi: Menjelaskan istilah penting seperti “bahaya”, “risiko K3”, dan “insiden”.

Meskipun bukan bagian dari persyaratan implementasi, pemahaman terhadap klausul ini penting untuk menerapkan sistem secara konsisten.

Persyaratan dan Bukti Dokumentasi Klausul 4-5

Klausul 4: Konteks Organisasi

Organisasi harus mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang berdampak pada tujuan keselamatan dan kesehatan kerja, serta menentukan kebutuhan pihak berkepentingan.

Contoh Dokumentasi yang Dibutuhkan:

• Analisis risiko strategis terkait K3 (menggunakan pendekatan SWOT, PESTEL, atau lainnya).
• Daftar pihak berkepentingan (karyawan, regulator, serikat pekerja) dan isu-isu K3 yang relevan.
• Pernyataan ruang lingkup SMK3 yang mencakup lokasi kerja, aktivitas, dan pihak terkait.

Klausul 5: Kepemimpinan

Manajemen puncak wajib menunjukkan komitmen terhadap SMK3 dan memastikan partisipasi pekerja dalam seluruh proses. Hal ini termasuk penetapan kebijakan K3 dan penugasan tanggung jawab.

Contoh Dokumentasi yang Dibutuhkan:

• Kebijakan K3 resmi yang ditandatangani dan disosialisasikan.
• Struktur organisasi K3 dan peran tanggung jawab yang jelas.
• Catatan konsultasi dan partisipasi pekerja, seperti forum K3 atau tim P2K3.
• Bukti keterlibatan pimpinan dalam tinjauan manajemen dan evaluasi K3.
  
  

Persyaratan dan Bukti Dokumentasi Klausul 6

Klausul 6: Perencanaan

Organisasi harus merencanakan langkah-langkah untuk mengidentifikasi bahaya, menilai risiko K3, dan menetapkan sasaran serta tindakan pengendalian.

Dokumentasi yang Dibutuhkan:

• Dokumen untuk mengidentifikasi bahaya, penilaian risiko dan peluang (misalnya HIRADC, FMEA, dsb)
• Daftar peraturan perundangan dan kewajiban kepatuhan K3.
• Sasaran K3 yang SMART (Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Terjadwal).
• Rencana tindakan untuk pengendalian risiko dan peningkatan kinerja K3.

Persyaratan dan  Dokumentasi Klausul 7-8

Klausul 7: Dukungan

Organisasi harus memastikan tersedianya seluruh sumber daya, kompetensi, kesadaran, komunikasi, dan pengelolaan informasi terdokumentasi yang diperlukan untuk mendukung penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3).

Contoh Dokumentasi yang Dibutuhkan:

• Catatan pelatihan K3, termasuk pelatihan APAR, P3K, evakuasi darurat, dll.
• Sertifikat kompetensi K3  yang dibutuhkan (misalnya: Ahli K3 Umum, petugas P3K, operator forklift, dll).
• SOP dan instruksi kerja aman (safe work procedures).
• Bukti pengendalian informasi terdokumentasi baik dari pihak eksternal maupun internal.
• Matriks komunikasi internal dan eksternal yang relevan dengan sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja

Klausul 8: Operasi

Persyaratan ini mencakup pengendalian operasional terhadap bahaya K3, manajemen perubahan, outsourcing/kontraktor, serta kesiapsiagaan dan tanggap darurat.

Contoh Dokumentasi yang Dibutuhkan:

• Informasi terdokumentasi untuk memastikan proses dilaksanakan sesuai perencanaan.
• Evaluasi dan pengendalian kontraktor/vendor terkait keselamatan kerja.
• Catatan pelaksanaan simulasi keadaan darurat dan evaluasinya.
• Rencana manajemen perubahan (change management plan) untuk aktivitas baru.

Persyaratan dan Dokumentasi Klausul 9

Klausul 9: Evaluasi Kinerja

Organisasi harus melakukan pemantauan, pengukuran, audit internal, dan tinjauan manajemen untuk memastikan keefektifan SMK3.

Contoh Dokumentasi yang Dibutuhkan:

• Program, bukti kegiatan audit internal SMK3, serta laporan hasilnya.
• Data pemantauan kecelakaan kerja, nyaris celaka, dan penyakit akibat kerja.
• Notulen tinjauan manajemen yang membahas kinerja K3 dan keputusan strategis.
• Evaluasi kepatuhan terhadap regulasi dan persyaratan eksternal.
• Hasil kalibrasi dan perawatan peralatan pemantauan pengukuran

Persyaratan dan Dokumentasi Klausul 10

Klausul 10: Peningkatan

Organisasi wajib melakukan tindakan terhadap insiden dan ketidaksesuaian serta mendorong budaya perbaikan berkelanjutan di bidang K3.

Contoh Dokumentasi yang Dibutuhkan:

• Laporan insiden dan investigasi kecelakaan kerja.
• Formulir tindakan korektif dan hasil evaluasi efektivitas tindak lanjutnya.
• Daftar program peningkatan K3 yang telah dijalankan (misalnya kampanye K3, sistem pelaporan bahaya).
• Data perbandingan tren insiden sebelum dan sesudah tindakan perbaikan.

Kesimpulan

Persyaratan ISO 45001:2018 dan Bukti Dokumentasi – ISO 45001:2018 menekankan pentingnya pendekatan sistematis dan terdokumentasi dalam menciptakan tempat kerja yang aman. Kepatuhan terhadap standar ini tidak hanya soal menghindari sanksi hukum, tetapi juga membangun budaya kerja yang peduli keselamatan, meningkatkan kesadaran pekerja, dan mengurangi biaya akibat kecelakaan dan penyakit akibat kerja. Dokumentasi yang baik mencerminkan keseriusan organisasi dalam menerapkan SMK3, serta menjadi alat penting untuk pembuktian saat audit dan dasar pengambilan keputusan yang efektif.